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其他公示公告

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如何做好开标现场的组织工作?

时间:2017-12-15 15:37:33作者:hzgj来源:

政府采购是一个系统工程。每一个项目、每道程序都会影响最终的成败。这里就说说公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购六种采购方式的现场组织工作吧。

大家知道,开标现场组织工作由采购人和采购代理机构负责。开标现场出现任何问题,都需要及时处理好。否则,会埋下隐患,甚至前功尽弃。

我们来看一个案例。

某采购代理机构组织开标会,到了招标文件规定的投标文件递交截止时间,只有A、B两家公司的代表签到并递交了投标文件。主持人正要宣布该项目废标,这时一位投标人代表气喘吁吁地赶到开标现场,说是路上堵车耽误了,恳请给他们C公司一个参与的机会。现场工作人员看时间晚了不到2分钟,认为有C公司参加就可以避免废标,便现场征求意见,A、B两家投标人代表一致表示同意。经过综合评审,评标委员会推荐了中标候选供应商名单,C公司排名第一,A、B两家公司位列第二、第三。中标公告发布后,A公司认为C公司在投标截止时间之后送达的投标文件,应为无效投标,于是提出质疑,并因为对采购代理机构的质疑答复不满意,又向当地财政部门提起投诉。

当地财政部门经调查,最终认定采购代理机构违反了《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十一条和《政府采购法》第三十六条,该项目作废标处理。

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(87号令)第三十三条是这样规定的,投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件密封送达投标地点。采购人或者采购代理机构收到投标文件后,应当签收保存,并向投标人出具签收回执。逾期送达或者未按照招标文件要求密封的投标文件,采购人、采购代理机构应当拒收。

这家采购代理机构对投标截止时间之后送达的投标文件,没有拒收,这是不妥的。那么,采购代理机构应当如何做好开标现场的组织工作呢?我认为,应当从四个方面来把握。

第一,拒收截止时间之后送达的投标文件。

供应商参加采购活动,应该按照采购文件要求,到现场递交投标/响应文件并签到。采购文件规定的投标/响应文件递交截止时间后,采购代理机构工作人员应立即停止签到、接收投标/响应文件。截止时间后,递交有效投标/响应文件的供应商不足三家的,直接宣布采购失败。否则,就违反了87号令第四十一条的规定:投标人不足3家的,不得开标。这势必会引起供应商的质疑投诉。

第二,如实记录投标文件密封的检查情况。

开标时,应当由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况,经签字确认无误后,由开标现场工作人员当众拆封。如有异议,记录人如实记录,交由本项目评标委员会,在资格性、符合性检查时,按照招标文件要求密封、签署、盖章的规定,判定其是否按无效投标处理。这里需要注意的是,开标现场工作人员不能判定投标文件是否有效,只需如实记录。

第三,及时修正“报价记录表”。

在开标现场,唱标人按照投标文件正本中的报价表唱标,记录人在“报价记录表”中作好记录,并要求供应商代表签字确认。供应商代表现场提出异议的,主持人应组织监督人和供应商代表共同核对相关内容,必要时应对投标文件中的报价单和分项报价等进行核对唱读,并如实做好记录。未宣读的投标价格、价格折扣和招标文件允许提供的备选投标方案等实质内容,评标时不予承认。开标唱读内容与投标文件不一致时,均以公开唱读为准;投标文件的大小写金额不一致的,以大写金额为准;总价金额与按单价汇总金额不一致的,以单价金额计算结果为准;单价金额小数点有明显错位的,应以总价为准,并修改单价;对不同文字文本投标文件的解释发生异议的,以中文文本为准。记录人应当认真记录开标现场唱标时出现的异常情况,交由本项目评标委员会评审。

第四,把好样品接收和保存关。

采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品。如果仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求,这些特殊情况才可以要求提供样品。招标文件要求投标人提供样品的,现场工作人员应当在投标文件递交截止时间前在指定地点接收投标样品,同时对样品进行随机抽取编号,投标文件递交时间截止后递交的样品不予接收。样品的接收登记、评审、封样,应当进行全程录音录像。录音录像应当清晰可辨,音像资料作为采购文件一并存档。

采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,应当按照招标文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考。